Marleen Steffen, KAM-coördinator bij A.Hak, vertelt hoe het bedrijf zich inzet voor een HMS systeem dat bijdraagt aan het goed informeren van medewerkers, samen up-to-date zijn en audits op de goede manier voorbereiden. Het nieuwe HMS (A.Hak Managementsysteem) zet aan tot samen verantwoordelijk zijn voor een goede bedrijfsvoering.
Sinds 2020 geeft Marleen invulling aan veiligheids- kwaliteits,- en milieuvraagstukken, houdt ze zich bezig met audits en is ze onderdeel van het kernteam KAM. Marleen is kartrekker in van dit documentmanagementproject: Herziening en herinrichting HMS.

Ze benadrukt dat de nieuwe aanpak de kwaliteit van documenten sterk gaat verbeteren en dat we meer dan nu gaan inzetten op minder gelaagdheid in diverse documenten, toegankelijke taal, uniformiteit en goede vindbaarheid van actuele documenten. Vooral dat laatste is waar de medewerkers van A.Hak om vragen.

HMS, wat is dat?
HMS staat voor A.Hak Management Systeem. Het is de beschrijving van hoe we binnen A.Hak werken en georganiseerd zijn, het systeem helpt ons om als bedrijf onze doelstellingen behalen. Het HMS laat zien dat alle afdelingen met elkaar in verbinding staan en dat we samen processen duurzaam en veilig borgen en verbinden. Iedere (nieuwe) medewerker kan via dit HMS wegwijs worden in hoe A.Hak werkt, je ziet straks in eén oogopslag hoe afdelingen en processen zijn georganiseerd en ook kun je vastgelegde afspraken makkelijk vinden.

Vier kerndoelen: Actuele stukken, eigenaarschap, gemak en efficiëntie
Deze doelen vormen de leidraad voor de verschillende stappen die het bedrijf zet met dit nieuwe systeem. De aanpak zorgt ervoor dat A.Hak voortdurend wordt gestimuleerd om efficiënt te werken en het alsmaar beter te blijven doen. Marleen: “In het nieuwe systeem is straks alleen de laatste versie van een document toegankelijk. De documenteigenaar zorgt voor actualiteit en aansluiting bij de praktijk. Ook zijn documenten niet meer live door alle medewerkers te bewerken. Dit zorgt voor actuele en kloppende documenten bij de uitvoering van de processen, maar ook bij audits en tenders. We snappen ook dat mensen toch bekend gedrag behouden. Documenten downloaden en in eigen mapjes werken zullen we nooit helemaal voorkomen. Al is dit wel een stelregel van het bedrijf, de laatste versies staan immers in het nieuwe HMS. In het nieuwe systeem kan iedereen zijn favoriete documenten vastzetten.”

“Ook onze nieuwe collega’s kunnen hier makkelijker de weg vinden. Met één druk op de knop “Mijn documenten” zit je straks op je eigen pagina. Nu zoeken mensen vaak lang naar documenten en vinden ze verouderde stukken of stukken van andere afdelingen. Met het nieuwe dashboard vind je op verschillende manieren je informatie in één duidelijk overzicht. Wel zo gemakkelijk.”

Automatisch document management bespaart tijd
Het nieuwe systeem is zo ingericht dat de documenteigenaren automatisch vanuit het systeem verantwoordelijk zijn voor het actualiseren van de documenten. Na verificatie door KAM of interne kennisdragers ga je de documenten autoriseren en vrijgeven, waarna deze meteen live beschikbaar zijn voor alle collega’s. Ook het wijzigingsbeheer gaat automatisch.

Voorbeeld: Verandert er een bedrijfsnaam of functienaam? Dan passen we dit eenmalig aan in de beheerderskant. Het systeem past dit volledig automatisch aan in al onze (MS Office) documenten. Dit zorgt voor uniformiteit en bespaart ontzettend veel tijd bij een organisatorische wijziging, een nieuwe vakterm of een aanpassing in een norm.

Duurzaam verbinden
“Onze slogan is duurzaam verbinden. Zo verbinden we buiten kabels en leidingen met elkaar en met zijn allen verbinden we ons aan elkaar. Als KAM-afdeling richten we het systeem in met de informatie die de aanspreekpunten in de werkgroepen aandragen over hun processen. Deze collega’s zijn experts op hun vakgebied tenslotte. Als management benadruk je bij de teams wat voor gedrag we nodig hebben om het nieuwe HMS tot een succes te maken. Met goed document management willen we zoveel mogelijk communiceren en delen.”

“Efficiënt doelen behalen, want tijd is onze grootste uitdaging.”
Tijd en bemensing is schaars, op alle afdelingen is efficiënt werken een belangrijk vraagstuk. Marleen: “Ik realiseer me goed dat zo’n systeem integreren en het actualiseren van huidige documentatie ook tijd vraagt van collega’s. Zeker in deze ontwikkelfase. Documentbeheer en een actueel HMS is niet iets wat je als individu of als één afdeling kunt oppakken. Processen en procedures van de ene afdeling hebben invloed op de andere. Wij zijn allemaal een cruciale schakel in de deze transitie naar eén HMS. Niet alleen in het actueel maken, maar ook in het actueel houden.”